关于实验室管理模式优化的介绍!
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2019-10-17 15:07

上海电气中央研究院(以下简称研究院)长期致力于集团产业和产业发展战略中共性技术、关键技术和前瞻性技术的研究和突破。为系统优化研究院实验室管理,研究院瞄准国内外重点实验室和行业龙头企业研发机构的先进水平。打造与研究院“一流卓越”发展目标相匹配的实验室管理软环境。
 
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内外部研究
1.内部研究
通过内部调研和对实验室现状的梳理,我们发现实验室存在以下问题。一是实验室及设备设施管理的制度流程缺失或模糊,存在制度执行不到位的问题。二是实验室管理责任主体不明确。三是实验室安全管理相对粗放。四是远程实验室管理是指内部实验室的管理方法和标准,有时不符合实际需要。五是维修责任主体、维修周期和要求缺乏明确的标准和规定,维修信息记录不健全。六是优化校准、检测周期和实验的配合。七是缺乏实验设备、仪器、工具和仪器的全周期信息管理。八是实验室场所空间有限,影响了实验室固定管理的实施。
 
2.外部研究
通过对4个外部单位的调查和对标,分析了实验室管理的差距。
(1)控制方式
目标单位的科研(生产)设备设施和非科研(生产)设备设施分别归不同部门管辖,科研场地、设备设施也归不同部门管辖。安全管理体系和标准分别归口管理,有较为完善的计划和预算管理体系。
(2)实验室管理
对标单位明确了各部门作为标准执行人、实验室日常使用人的角色,遵循谁使用、谁负责的管理原则。归口管理部门是实验室使用的标准制定者、监督检查者。实验室设备设施大多采用集中采购、分散存放和使用管理的原则。
 
管理模式优化
研究院选择了三种流行的管理模式进行分析,即集中模式、分散模式和混合模式。
通过对三种管理模式(如表1所示)的分析,并与研究所实验室管理现状相匹配,可以得出研究所实验室管理模式比较模糊的结论。这体现在形式上的集中和事实上的分权。
根据研究所的实际情况,不宜集中分散。选择短期定位“弱集中”模式。未来,随着研究院各部门的不断发展,产品部将向事业部和分/子公司转变,管理模式应向混合管理模式转变。
 
一,建立设备管理标准
(1)按价格和属性划分设备设施
为了理清设备的价值特征,对研究所的设备设施按价格和属性进行了划分,并对固定资产中包含的实验设备资产价值进行了分析。单价10万元及以下的实验设备约占70%,单价10万元及以上的实验设备约占30%。后者的总价值接近90%,符合28条规则。因此,按照10万元的标准,10万元以下的实验设备由部门管理。
 
(2)根据实验仪器的使用特点
二,建立和划分明确的组织机构和岗位职责
(1)归口部门职责界定
在实验室管理层面,归口部门负责体系和标准的制定和修订、实施的检查、指导和监督、实验室布局的规划和设计。作为实验室的日常使用部门,负责协助维护实验室的布局,执行归口部门按规定制定的制度和标准。
 
在设备、仪器仪表管理层,归口部门制定设备、仪器仪表使用管理制度,负责设备、仪器仪表的集中采购、维护、校准和处置;负责10万元以上设备及固定成套仪表的维护保养;10万元以下设备及移动式、独立式仪表的日常维护保养。检查、监督、指导;负责设备、仪表的信息管理。本部门作为设备的日常使用单位,负责设备的采购、维护、校准和处置,并向归口部门提出要求;及时、准确地记录设备的日常使用、设备信息、日常保管和维护;向归口部门反馈或报告设备、仪表的相关信息。
 
认真明确归口部门和部门的工作职责,有利于提高实验室管理的效率和质量。
(2)实验室负责人、设备管理员岗位设置
 
实验室负责人和设备管理员是实验室管理的核心岗位,隶属于本部门。其中,实验室负责人可以是具有较强专业知识和对设备及实验要求了解的兼职科研人员,设备管理员负责人可以是专职人员。同一科室的实验室负责人和设备管理员的优势在于,科研人员在使用实验室时负责实验室的日常管理,更加方便、直接,沟通效率高,考核关系清晰。
 
各部门实验室负责人、设备保管员、实验室设备使用人的具体职责见表2。
 
三,存储管理
现有的存储环境薄弱,信息系统不完善,信息记录不完整。针对这一问题,现阶段集中部门实施存储信息,部门实施物理管理模式进行存储管理。在进一步完善信息系统功能后,逐步实现了实物库存和系统库存信息的一致性和实时性。
 
责任分工上,由归口部门设备经理负责管理系统中各类实验设备、仪器的存储信息;各部门设备管理员负责实验的日常收集、维护和维护记录。设备和仪器。
 
四,设备设施运行维护外包
外包的前提是外包方具有专业资质和较高的服务水平。研究所各实验室的设备设施可采用一般设备集中外委维修、个别设备单独外委维修的方式。
 
五,系统过程的排序与优化
实验室管理体系流程的梳理是实验室管理优化的关键环节之一,对管理模式和管理体系的实施起着非常重要的作用。作为实验室管理优化的核心环节,研究院在整个系统优化工作中对实验室管理做了较为详细的划分,并对设备全生命周期管理进行了全面覆盖,使各项工作都有了制度可循。
 
根据研究所实验室设施设备的管理项目,整合并关联相应的管理过程和相应的体系,明确各项目与相应的体系和过程的关系。从而进一步形成研究院实验室专业管理的企业文化。
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